Anleitung für die Steuerberatung
*(Für Zugänge mit der Rolle Steuerberatung in einer Familie.)*
Sie führen die Bücher einer Familie, ohne Teil davon zu sein. Entsprechend ist die Rolle geschnitten: Sie sehen alles, Sie korrigieren Buchungen, und Sie erzeugen die Finanzamt-Berichte - aber Sie geben nichts frei und bewegen kein Geld. Das bleibt bei der Familie, und zwar mit Absicht: eine Freigabe ist die Zusage, eine Ausgabe zu tragen, und ein Ausgleich ist eine Überweisung. Beides ist keine Buchhaltung, sondern eine Entscheidung.
Was Sie dürfen und was nicht
| Alle Kinder und alle Buchungen der Familie sehen | ✓ |
| Eine Buchung korrigieren: Kategorie, Zweck, Betrag, Aufteilung, Finanzamt-Häkchen | ✓ |
| Eine Buchung nachtragen, die die Familie vergessen hat | ✓ (geht danach in die Freigabe) |
| Finanzamt-Berichte anzeigen und das Export-Bundle erzeugen | ✓ |
| Eine Ausgabe freigeben oder ablehnen | - |
| Eine Zahlung buchen, Vorschuss oder Ausgleich | - |
| Familie oder Kategorien verwalten | - |
In der Navigation sehen Sie deshalb nur vier Einträge: Übersicht, Ausgaben, Berichte und Finanzamt.
Die Spalten Wartet auf Freigabe und Unbezahlte Ausgaben zählen Einträge, nicht Euro. Sie sagen Ihnen, was die Familie noch zu tun hat - nicht, was Sie zu tun haben.
Auf der Finanzamt-Seite steht ein Hinweis „Ohne Gewähr“, der die Familie an genau Sie verweist. Er richtet sich nicht an Sie: die Anwendung rechnet zusammen, was erfasst wurde, und die Beurteilung ist Ihre Arbeit.
Der Weg durch ein Steuerjahr
- Ausgaben durchsehen. Unter Ausgaben steht die ganze Familie. Der Filter beginnt beim laufenden Jahr; für den Abschluss stellen Sie ihn auf das Jahr, um das es geht, oder leeren die Datumsfelder ganz.
- Einsortieren. Was in der falschen Kategorie steht, korrigieren Sie über Ändern. Auch bei einer bereits ausgezahlten Buchung geht das noch: Betrag, Datum, Zahler und Aufteilung sind dann festgeschrieben, Kategorie, Zweck, Finanzamt-Häkchen und Notiz nicht. Genau dafür ist diese Trennung da.
- Finanzamt-Häkchen prüfen. Jede Kategorie bringt eine Voreinstellung mit, jede Buchung kann davon abweichen. Ein Kinobesuch ist erstattungsfähig und trotzdem nicht steuerlich relevant.
- Bericht anzeigen. Unter Finanzamt wählen Sie Kind und Jahr. Der Bericht rechnet vor, wie viel die Eltern von den Kosten getragen haben, und stellt es der 50-%-Grenze der Familienbeihilfe gegenüber.
- Bundle erzeugen. Das Ergebnis sind zwei Dateien: ein PDF mit dem vollständigen Bericht samt Belegen und ein ZIP mit denselben Belegen als Originaldateien.
Belege
Zu jeder Buchung kann ein Beleg hängen - Foto, PDF oder Textdatei. Im Finanzamt-Bericht steht bei jeder Buchung, ob einer vorliegt; fehlt er, sagt der Bericht das ausdrücklich, statt die Lücke zu verschweigen. Was ohne Beleg bleibt, ist damit nicht falsch, nur schwächer belegt - und Sie sehen es, bevor es das Finanzamt sieht.
Was Sie nicht ändern können
Eine Buchung, für die schon Geld geflossen ist, lässt sich in ihrem Betrag nicht mehr ändern. Muss der Betrag korrigiert werden, nimmt die Familie die Zahlung zurück, korrigiert die Buchung und zahlt erneut. Für alles, was kein Geld trägt, brauchen Sie das nicht - dafür gibt es die eingeschränkte Korrektur aus Punkt 2.
Einstellungen und Benachrichtigungen
Ist zu Ihrem Zugang eine E-Mail-Adresse hinterlegt, steht im Menü Einstellungen. Für eine Steuerberatung sind dort drei Nachrichten vorgesehen: wenn eine Familie ein Bundle freigibt, wenn der Elternanteil eines Kindes unter die Grenze zu rutschen droht, und im Jänner der Jahreswechsel.
Die Auswahl gilt je Mandat: Sie stellen für jede Familie getrennt ein, was Sie von ihr hören möchten. Die Adresse selbst gehört zu Ihrem Zugang und gilt überall.
Diese drei sind derzeit als noch nicht aktiv gekennzeichnet: die Auswahl wird gespeichert, verschickt werden bisher die Nachrichten zu einzelnen Ereignissen. Ob überhaupt etwas hinausgeht, hängt daran, ob die Installation einen Mailserver hat - die Seite sagt es Ihnen.
Mehrere Familien
Betreuen Sie mehrere Familien, gehört Ihr Zugang zu jeder davon; oben rechts steht dann ein Knopf mit zwei Pfeilen (⇔), der zur Seite Familie wechseln führt. Jede Familie führt eigene Bücher, und was in der einen erfasst ist, sieht die andere nicht.
Ihr Zugang wird von der verwaltenden Person der Familie angelegt (unter Familie, Rolle Steuerberatung) oder von der Administration der Installation. Näheres steht in der Anleitung für Eltern und der Anleitung für Administratoren.